Nexperia bespaart duizenden dollars per jaar met Concur Travel & Expense

Meer inzicht en minder verrassingen voor management van Nexperia

Ze zitten in je koelkast of misschien zelfs in je auto. De halfgeleiders van chipproducent Nexperia zitten in vrijwel alle elektronische apparaten over de hele wereld. Om klanten goed van dienst te zijn, reizen medewerkers de aardbol rond. Nexperia, de langstlopende klant van Concur in Nederland, realiseerde met Concur Travel & Expense meer controle over uitgaven en reiskosten.

Nexperia is één van de grootste chipproducenten ter wereld. Dat zorgt ervoor dat klanten zich over de hele wereld bevinden. Medewerkers van Nexperia reizen dus wat af. “Tussen de 2.000 en 3.000 medewerkers declareren uitgaven en reiskosten”, vertelt Alexander Noels, Corporate Enterprise Applications Manager bij Nexperia. “We wilden een tijd geleden al meer grip krijgen op die kosten.”


Te late confrontatie met kosten

Nexperia was jarenlang onderdeel van NXP Semiconductors. Daar maakte Alexander al kennis met Concur. “NXP is een grote organisatie en daar werd ook veel gereisd door mede werkers. Sommige afdelingen gebruikten Excel om alles inzichtelijk te maken, andere werkten al met 
 Concur. Maar het ontbrak aan een globaal overzicht van al die kosten. Het management merkte dat ze telkens te laat werden geconfronteerd met die uitgaven, waardoor ingrijpen vaak niet meer mogelijk was. Dat leidde regelmatig tot onvoorzien hoge kostenposten. Zo ontstond de noodzaak om dit aan te pakken.” De keuze voor Concur was vrij eenvoudig. “Alle processen die niet tot onze core business behoorden, wilden we zoveel mogelijk met standaardoplossingen ondersteunen. Daarom zochten we een oplossing die out-ofthe-box het beste aansloot op onze wensen. En dat was SAP Concur.”

 

We wilden een tijd geleden al meer grip krijgen op die kosten.” Alexander Noels, Corporate Enterprise Applications Manager bij Nexperia

 

Face to face meeting bracht sneltreinvaart

In 2014 ging Concur Travel & Expense live bij NXP, maar in 2017 werd Nexperia zelfstandig. En Alexander ging mee. “We kregen toen een identieke kopie mee van het systeem van NXP”, legt hij uit. “Ondanks die kopie liep de implementatie toch tegen wat interne uitdagingen op. Daarom hielden we samen met Concur na drie maanden een face to face meeting. En dat raad ik echt iedere organisatie aan. Alle partijen zaten rond de tafel om wensen en vereisten helder te krijgen. Vanaf dat moment kon  iedereen concrete acties uitvoeren en ging alles in sneltreinvaart. Inmiddels gebruiken we Concur Travel & Expense veelvuldig. Achter de schermen puzzelen we nog met onze creditcard feed, omdat we op een andere bank zijn overgestapt. Maar Concur werkt samen met ons hard aan een oplossing, dus dat komt vast goed.”


Duizenden dollars besparen

Het management van Nexperia komt nu niet meer voor verrassingen te staan op het gebied van declaraties en zakelijke reizen. “We hebben nu veel meer inzicht in de uitgaven en reiskosten van medewerkers”, zegt Alexander. “En omdat we nu op een uniforme manier werken, hebben we ook meer controle. We zijn in staat om op tijd in te grijpen, waardoor de kosten nooit de pan uitrijzen.”

 

En omdat we nu op een uniforme manier werken, hebben we ook meer controle. We zijn in staat om op tijd in te grijpen, waardoor de kosten nooit de pan uitrijzen.” Alexander Noels, Corporate Enterprise Applications Manager bij Nexperia


“Onze medewerkers vinden de oplossingen ook handig. We zien wel een groot verschil tussen mensen die de tool vaak gebruiken en mensen die slechts vier of vijf keer per jaar kosten  declareren. Die laatste groep heeft iets meer sturing nodig, maar dat is vrij logisch.” De doelen zijn  bereikt, maar één van de grootste voordelen zit er nog aan te komen, meent Alexander. “Dankzij Concur weten we precies wat we aan btw afdragen. Onze tax partner helpt ons sinds kort om btw terug te vorderen. Er zijn al enkele claims ingediend. In potentie kunnen we jaarlijks 180.000,- dollar terugkrijgen. Dat is voor ons echt een openbaring.”

Bijdrage aan totale gebruiksvriendelijkheid

Naast geld besparen met Concur heeft Nexperia nog andere toekomstplannen. “Kijk, het declareren van kosten is een noodzakelijk kwaad. Daarom moeten we ervoor zorgen dat het zo een voudig mogelijk is. Daar ligt in de toekomst onze focus, bijvoorbeeld door te werken met ExpenseIt. Medewerkers kunnen daarmee een bonnetje fotograferen, waarna de app met behulp van OCR-technologie automatisch een declaratie aanmaakt. Zo’n functionaliteit kan echt bijdragen aan de totale gebruiksvriendelijkheid van onze oplossingen.”

Geen noodzaak om rond te kijken

Inmiddels is Nexperia één van de langstlopende klanten van SAP Concur in Nederland. Waarom zijn ze zo lang klant? Alexander: “In onze ogen is Concur Travel & Expense een van de betere tools in de markt. Overstappen is, wat mij betreft, alleen een optie als het een meerwaarde met zich meebrengt. Er is geen noodzaak om te kijken naar andere oplossingen, want Concur verbetert en vernieuwt zich continu.

 

In onze ogen is Concur Travel & Expense een van de betere tools in de markt. Er is geen noodzaak om te kijken naar andere oplossingen, want Concur verbetert en vernieuwt zich continu.” Alexander Noels, Corporate Enterprise Applications Manager bij Nexperia

 

Loading next article