Nieuwe budgetbeheeroplossing van SAP Concur geeft realtime controle over uitgaven

Organisaties die hun inkomsten en winst willen laten groeien, kunnen niet zonder effectief kostenbeheer. Dat wijst recent onderzoek van Oxford Economics uit. Het wordt echter steeds moeilijker om alle kosten te beheren, omdat uitgaven vaak op verschillende afdelingen en in verschillende categorieën binnenkomen. Zo vormen werknemersuitgaven tegenwoordig de één na grootste kostenpost binnen organisaties *1. Deze kosten omvatten meerdere uitgavencategorieën, zoals reiskosten, personeelsuitjes, kantoorbenodigdheden voor thuiswerkplekken, mobiele abonnementen en coaching. Als medewerkers deze onkostendeclaraties onvolledig of te laat indienen, wordt het ontzettend moeilijk om het budget te bewaken. Dat gebrek aan overzicht leidt uiteindelijke tot slechte bedrijfsbeslissingen, zoals het bevriezen van bepaalde budgetten.  

Budget geeft een totaalbeeld van de uitgaven

Bij SAP Concur willen we het voor organisaties zo eenvoudig mogelijk maken om hun kosten te beheren. Daarom introduceren wij in Nederland, België en Luxemburg de oplossing Budget, waarmee organisaties budgetinformatie realtime inzichtelijk maken, zodat ze hier direct actie op kunnen ondernemen. Budget voegt de gegevens van meerdere SAP Concur-oplossingen samen, zoals Expense, Invoice, Purchase Request en Travel Request. Zo ontstaat een totaalbeeld van alle geplande en gemaakte uitgaven, wat het eenvoudiger maakt voor budgeteigenaren - bijvoorbeeld projectmanagers, en leidinggevenden van afdelingen als Finance en Sales - om de juiste beslissingen te nemen. Organisaties maken een einde aan losse maandelijkse spreadsheets waarmee ze continu achter de feiten aanlopen, met als resultaat: een betere financiële positie en hogere netto inkomsten.

 

Eigenaarschap creëren bij medewerkers

Daarnaast maakt de oplossing het mogelijk om budgetbewaking eindelijk los te weken van de centrale administratie en de verantwoordelijkheid te leggen waar het hoort; bij de mensen die het geld uitgeven. Medewerkers kunnen verantwoordelijk worden gemaakt voor eigen budgetten, waardoor ze inzicht krijgen in de uitgaven en de mogelijke risico’s die daarmee samenhangen. Dat zorgt voor eigenaarschap, betrokkenheid en een proactieve houding. En ook heel belangrijk: het voorkomt dat mensen naar elkaar wijzen als kosten verantwoord moeten worden. De lijnen worden directer en duidelijker.

 

Enkele voordelen van SAP Concur Budget:

  • Data worden begrijpelijk en overzichtelijk gepresenteerd. De heldere prestatiedashboards worden beschikbaar gesteld via een mobiele weergave en een browser. Bovendien maken de visualisaties in één oogopslag duidelijk hoe het ervoor staat met het budget, meteen tijdens de uitgave of bij het goedkeuren van een factuur.

  • SAP Concur Budget is afgestemd op de behoeften van afzonderlijke medewerkers. Medewerkers kunnen eigen limieten instellen voor budgetten of automatische alerts instellen als de budgetgrenzen zijn bereikt. Het is ook mogelijk om gepersonaliseerde subcategorieën aan te maken, zodat precies te zien is waaraan het geld wordt uitgegeven.

  • SAP Concur Budget versterkt corporate control. Organisaties kunnen de workflows voor budgetgoedkeuring aanpassen aan hun eigen regels, net zoals de gebruikersbevoegdheden en auditregels. Daardoor trekken ze eenvoudig één lijn in de gehele organisatie en kleuren ze altijd binnen de lijntjes.

  • SAP Concur Budget verbindt meerdere lagen van de organisatie. Het is mogelijk om de oplossing via een openbare API te integreren met financiële systemen, waardoor je nog dieper in de details kunt duiken.

  • SAP Concur Budget houdt ook rekening met geplande of aangevraagde uitgaven. Bij de aanvraag van een zakenreis of bestelling van een laptop is de impact op het beschikbare budget direct duidelijk, zodat de budgethouder gepast kan reageren.

 

SAP Concur Budget versus traditionele budgetbeheeroplossingen

CFO´s willen sneller analyses kunnen uitvoeren, prestaties monitoren en bedrijfsbeslissingen onderbouwen met betrouwbare gegevens. Zo blijkt uit recent onderzoek van Gartner *2. Traditionele budgetbeheeroplossingen schieten wat dat betreft tekort, want ze zijn puur gericht op de planning en helpen budgeteigenaren niet om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van realtime data. Bovendien hebben deze oplossingen vaak niet de flexibiliteit, schaalbaarheid en gebruiksvriendelijkheid waar tegenwoordig zo’n behoefte aan is. Met Budget krijgen lijnmanagers toegang tot inzichten die voorheen alleen beschikbaar waren voor de directie, daardoor winnen organisaties aan snelheid en komt de verantwoordelijkheid bij de juiste mensen te liggen.

 

De nieuwe oplossing is vanaf vandaag beschikbaar in Nederland, België en Luxemburg.  Net zoals met de lancering van SAP Concur Invoice eerder dit jaar, kunnen we de klanten in onze regio met SAP Concur Budget extra controle en zichtbaarheid over hun uitgaven bieden. Meer weten? Ga naar de pagina Budget Management.

 

1. Juniper Research

2. Gartner-FEI Study


 

Loading next article