Drie manieren waarop onzichtbare uitgaven jouw travel programma beïnvloedt

Corporate travel management is de afgelopen decennia behoorlijk veranderd. Nieuwe zakelijke eisen, wijzigende verwachtingen van medewerkers en een veranderend technologisch landschap hebben die transformatie alleen maar versneld. Binnen elke organisatie vinden travel managers het een uitdaging om bij te blijven en zicht te houden op alle apps en apparaten die honderden nieuwe manieren bieden om reizen te regelen en geld van het bedrijf uit te geven. Deze nieuwe methodes om reizen te boeken vallen onder het kopje onzichtbare uitgaven: aan zakelijk reizen gerelateerde data die niet op traditionele manieren (zoals TMC-rapportages) vastgelegd wordt. Deze veranderingen voorblijven, is een goed streven. Want onzichtbare uitgaven kunnen jouw bedrijf op allerlei onzichtbare manieren raken.

Phocuswright onderzoekt hoe reizigers, leveranciers en tussenpersonen elkaar vinden. In een recent rapport onderbouwt dit onderzoeksbureau cijfermatig de bijna seismische verschuivingen die op dit moment in de reiswereld plaatsvinden. Phocuswright ondervroeg 2.300 zakelijke reizigers en stelde vast dat 88% van de respondenten tijdens zakelijke trips op een smartphone vertrouwt. Dat leidt tot nieuw gedrag van reizigers en maakt het meten van zaken zoals goedkeuringen en compliance moeilijker.

Zonder de mogelijkheid om data te identificeren, te vergaren en te vertalen naar beter beleid, lopen bedrijven de kans om met een aantal verrassende problemen geconfronteerd te worden. Een paar van de hindernissen die onzichtbare uitgaven kunnen veroorzaken, zijn bijvoorbeeld:

 

1. Onzichtbare uitgaven kunnen de onderhandelingen met leveranciers negatief beïnvloeden. Het hebben van medewerkers die zich strikt aan de gemaakte afspraken houden, kan van belang zijn op het moment dat je onderhandelt met leveranciers. Wanneer reizigers zorgen dat al hun reisgegevens geregistreerd zijn, onderhandel je op basis van het volledige reisvolume. De best mogelijke zakelijke tarieven veiligstellen is cruciaal om grip te kunnen houden op de uitgaven. Onzichtbare uitgaven kan dan een obstakel vormen.

2. Onzichtbare uitgaven kan voor compliance issues zorgen. Travel managers moeten voortdurend proberen om te voldoen aan zakelijke eisen. Tegelijkertijd moeten ze zorgen dat de tevredenheid van de reiziger zo hoog mogelijk is. Dat vraagt soms om zorgvuldig balanceerwerk. Medewerkers zullen minder snel van de bedrijfsregels voor zakelijk reizen afwijken als ze gebruik kunnen maken van tools waar ze graag mee werken. Zonder die tools boeken ze hun reizen op de manier die ze zelf het prettigst vinden, met schendingen van het reisbeleid én de wettelijke boekhoudkundige verplichtingen als gevolg. 

3. Onzichtbare uitgaven kunnen de veiligheid van reizigers in gevaar brengen. De veiligheid van medewerkers is belangrijker dan geld en beleidsregels. Onzichtbare uitgaven kan de veiligheid van reizende collega’s in gevaar brengen. De mogelijkheid om onzichtbare reiskosten vast te leggen geeft travel managers en accountants niet alleen alle fiscale informatie die ze nodig hebben, maar zorgt ook dat ze medewerkers makkelijker kunnen vinden wanneer de situatie daarom vraagt. 

 

Meer weten over de manieren waarop organisaties deze valkuilen kunnen omzeilen? Lees het volledige onderzoek van Phocuswright.

Loading next article